Jak być dobrze zorganizowanym?

Powiedzenie: „co masz zrobić dzisiaj, zrób pojutrze, dzięki temu będziesz mieć dwa dni wolnego” niespecjalnie sprawdza się w dzisiejszych czasach. Jesteśmy zabiegani, zapracowani, często robimy milion rzeczy na raz. Starając się wyrobić ze wszystkim, rezygnujemy z odpowiedniej ilości snu, aktywności fizycznej, przyjemności. A wystarczy dobra organizacja pracy, aby mieć czas i na obowiązki i na przyjemności.

Dobry plan to połowa sukcesu

Przede wszystkim rób sobie plan dnia. Zapisuj najważniejsze czynności - pozwoli ci to przewidzieć, ile czasu musisz poświęcić na obowiązki. Przy zapisywaniu kieruj się priorytetami: najpierw rzeczy absolutnie najważniejsze, dopiero później, gdy wystarczy ci czasu i energii - te mniej ważne.

Jeśli to ci ułatwi organizację: pogrupuj zadania – zbiór A będzie oznaczał te najpilniejsze, natomiast kolejne litery alfabetu coraz mniej istotne. Uwzględnij oczywiście czas na posiłki oraz przerwę, która jest niezbędna dla właściwej regeneracji organizmu.

Ważne, aby wszystkie przewidziane spotkania, zajęcia, czynności wypisywać na jednej liście, najlepiej w kalendarzu bądź notatniku. Kolorowe samoprzylepne karteczki słabo sprawdzają się w organizowaniu dnia, gdyż nie dają całego oglądu zadań. Uwzględnij również porę swojej najwyższej wydajności i zaplanuj wówczas najtrudniejsze bądź najbardziej wymagające zadania. Dzięki temu będziesz pracować efektywniej. 

Zrezygnuj z zadań bezproduktywnych, jak nieustanne sprawdzanie facebooka, przeglądanie gazet, szukanie promocji, „krótką” nieistotną rozmowę. Te pozornie drobne rzeczy mogą się przedłużyć do wielu godzin, bądź całkowicie cię zdekoncentrować.

Twarde zasady

Gdy już sporządzisz plan dnia, drobiazgowo się go trzymaj. Kontroluj również czas - nie przeciągaj wykonywania jednej czynności, gdyż może ci go zabraknąć na kolejne, co zburzy ustalony wcześniej plan.

Ważne, aby skupiać się wyłącznie na jednej, konkretnej rzeczy. Robieniu kilku drobiazgów na raz, przełoży się na jakość wykonywanej pracy. Gdy robisz coś, co wymaga dużego skupienia zadbaj o odpowiednie warunki pracy: wyłącz telefon, zamknij drzwi, poproś współpracowników o nieprzeszkadzanie - odpowiednia koncentracja sprawi, że będziesz pracować efektywniej.

Pamiętaj, aby nie odkładać drobnych spraw na później. Będą się one nawarstwiać i zalegać, a wykonane natychmiast zajmą tylko minutkę (odpisanie na e-maila, podpisanie dokumentu, pozmywanie naczyń, wieczorne poskładanie ubrań).

Wszystkie zaplanowane czynności wykonuj dokładnie i sumiennie. Pośpieszne załatwienia sprawy może doprowadzić do tego, że będziesz zmuszony poprawiać wykonaną czynność, co tylko niepotrzebnie cię zdenerwuje i zabierze cenny czas. W chwilach znużenia, czy zwątpienia zrób sobie pięciominutową przerwę, podczas której posłuchaj muzyki, przewietrz się, dotleń i wrócić do przerwanej pracy zmotywowany. Zawsze myśl o celach i korzyściach, dzięki czemu wykonywane zadanie nabierze sensu i będzie czymś więcej, niż tylko przykrym obowiązkiem.

Beata Marcinowska