Sztuka negocjacji - zasady, techniki, metody

Termin „negocjacje” został zapożyczony ze słownictwa handlowego i kojarzony jest jako nieodłączny element interesów handlowych i batalii politycznych. Zapominamy jednak, iż to umiejętność niezbędna przede wszystkim w życiu codziennym. Negocjacje pozwalają nam osiągnąć wyznaczone cele i korzyści w relacjach małżeńskich, rodzinnych czy koleżeńskich.

Nie tylko budowanie właściwego kontaktu ze współpracownikiem, ale i życiowym partnerem, dzieckiem, rodzeństwem wymaga umiejętności w obszarze komunikacji interpersonalnej. Sztuka negocjacji to doskonały środek do osiągania sukcesów osobistych. Wymaga odniesienia się do konkretnych wydarzeń, dostosowania do nowych warunków i okoliczności oraz akceptacji dokonujących się w codziennym życiu przemian.

Zasady negocjacji

Negocjacje to proces, który polega na komunikacji nastawionej na osiągnięcie pożądanego porozumienia. Wbrew pozorom każdy z nas jest negocjatorem. Problem stanowi jedynie nieumiejętność wykorzystywania wiedzy w praktyce bądź zupełna nieświadomość swoich możliwości. Negocjacje to forma psychologicznej gry, podczas której powinniśmy przeanalizować i przewidzieć reakcje strony przeciwnej na nasze działania i stanowisko. Ponadto to proces złożony, zależny od czynników takich jak zdolność wykorzystywania informacji i odporność na stres. Nie jest to kwestia czystej intuicji, musi ona iść w parze z wiedzą, aby cel został osiągnięty. Chcąc skłonić najbliższych do postępowania, jakie uznajemy za słuszne i najbardziej odpowiednie dla nich, negocjujemy każdego dnia, zarówno w sprawach banalnych, jak i fundamentalnych.

Pozytywne nastawienie, dogodne okoliczności

Stwórz odpowiednie warunki do rozmowy, zadbaj o komfort psychiczny strony przeciwnej i zasygnalizuj pozytywne nastawienie do drugiej osoby. Nie zaniedbuj mowy ciała, utrzymuj swobodny kontakt wzrokowy i otwartą postawę. W przypadku niekorzystnych propozycji dobrą reakcją jest spokojne milczenie wywołujące napięcie, skłaniające rozmówcę do kontynuowania myśli. To sygnał, który może zweryfikować jego stanowisko i spowoduje przedstawienie korzystniejszych warunków.

Unikanie nadmiernej dyskusji

Jednym z największych i najczęściej popełnianych błędów negocjacyjnych jest wdawanie się w chaotyczną dyskusję z osobą, która stoi w opozycji do naszego stanowiska. Emocje nigdy nie wpływają korzystnie na przebieg negocjacji, jest to okazanie niemożności rzeczowego i merytorycznego podejścia do problemu. Wzrasta jedynie spirala narastającej wrogości i wzajemnych pretensji, co zmniejsza prawdopodobieństwo na uzyskanie oczekiwanego kompromisu. Zatem rozpatrywanie sztuki negocjacji w kontekście relacji osobistych wymaga zachowania „zimnej krwi” i samodyscypliny, aby nie wpływać destrukcyjnie na nasze więzi i zażyłości. Dyplomacja to najefektywniejsza metoda.

Oddzielanie przedmiotu negocjacji od osoby

Negocjacje to nie jest merytoryczna wojna, zakładająca wygranych i przegranych. Powściągliwość emocjonalna jest jedną z najważniejszych zasad.

Unikaj agresji słownej, moralizowania, pouczania, zawstydzania i szantażu emocjonalnego. Nie generalizuj, skup się na faktach. Własne zdanie wyrażaj w języku uczuć i potrzeb. Roszczenia i nakazy automatycznie wzbudzają niechęć, potęgując w rozmówcy potrzebę obalenia przedstawionych argumentów.

Pewność siebie, asertywność, rozwaga

„Niezbędnik” skutecznego negocjatora to pewność siebie, odwaga i śmiałość oraz wierność swoim przekonaniom. Bezpośrednio i stanowczo wyrażaj potrzeby, opinie, postawy. Stawiaj granice, nie naruszając jednocześnie cudzych. Rozważnie dobieraj słownictwo i ostrożnie konstruuj zdania.

Elastyczność i słuchanie drugiego negocjatora

Podejmując negocjacje, musisz być świadomy, iż doprowadzić one mają do kompromisu. Wyznacz cele, które muszą być bezwzględnie zaakceptowane oraz obszar swoich przekonań jakie możesz poddać w wątpliwość i dyskusję. Umożliwiaj oponentowi świadome dokonywanie wyboru i przedstawiaj mu alternatywne i interesujące warunki kompromisu. Odnajdź wspólny język z przeciwnikiem i buduj wypowiedzi oparte o korzyści, jakie mogą przynieść proponowane rozwiązania. Słuchaj swojego rozmówcy i analizuj jego argumenty. Nie bądź ignorantem.

Techniki negocjacji

Trafną definicję technik negocjacji znajdziemy w tekstach M. Stalmaszczyka, który zaznaczał, że są to: „sposoby werbalizowania żądań, czynienia ustępstw, kamuflowania nadmiernej chęci szybkiego osiągnięcia porozumienia, stosowania oporu przed zabiegami oponenta do przechylenia korzyści negocjacyjnej na swoją stronę, stosowania presji psychologicznej mającej osłabić sprawność negocjacyjną drugiej strony i inne temu podobne zabiegi i chwyty.”

Ustępstwa

Umiejętne i skuteczne ustępowanie w negocjacjach to droga prowadząca do sukcesu. Najważniejsze jednak, aby nie były one:

• zbyt duże - istotny jest sam fakt, a nie skala ustępstwa, nadmierna elastyczność prowadzi do zachłanności przeciwnika;
• łatwe do osiągnięcia - ustępować należy z oporem. Długie i wymagające starania potęgują satysfakcję i zadowolenie z ich osiągnięcia;
• odwzajemnione bez względu na okoliczności - nie zawsze należy się rewanżować, nieustannie trzeba oscylować w obszarach własnych celów i zamierzeń.

Ustępstwa powinny być ostrożne i stopniowo zmniejszane wraz z przebiegiem negocjacji. Narastająca z czasem stanowczość i pewność siebie, pozwala na uniknięcie występujących ze strony przeciwnej żądań oraz wymagań.

Nie należy ostentacyjnie uświadamiać oponentowi zadowolenia z uzyskanego ustępstwa. W wypadku naszych rezygnacji na rzecz przeciwnika, trzeba najpierw zapoznać się z jego oczekiwaniami. Po fakcie natomiast powinniśmy przypominać o nich rozmówcy, aby zwiększyć jego satysfakcję z uzyskanych korzyści.

Gra na czas - techniki uwzględniające wykorzystywanie czasu:

• świadome przedłużanie negocjacji;
• unikanie podjęcia ostatecznej decyzji w oczekiwaniu na korzystną dla nas zamianę rozkładu sił;
• powolne analizowanie najmniejszych szczegółów;
• zaczepki słowne i prowokowanie osoby przeciwnej, odwołujące się do jej emocji.

Przykłady negocjacji

Proces ten doskonale można zwizualizować za pomocą zjawiska targowania się. Dwie strony, czyli w tym wypadku sprzedający i kupujący dokonują między sobą transakcji. Aby jednak uzyskać obopólną satysfakcję, starają się wynegocjować cenę jednocześnie atrakcyjną dla klienta i dochodową dla sprzedawcy. Każda ze stron musi być przygotowana i świadoma ustępstw, na jakie może sobie pozwolić, aby osiągnąć przedstawione zamierzenia.

Negocjacje w związku

Związek to więź dwóch osób, często znacznie różniących się charakterami, które zdecydowały się razem dzielić swoją codzienność. W wielu kwestiach i wspólnie podejmowanych decyzjach dochodzi jednak do sprzeczności interesów. Próba osiągnięcia kompromisu często przypomina przeciąganie liny, zakłada przegranych i wygranych.

Aby jednak zaspokoić potrzeby obojga partnerów, należy dokładnie i ze spokojem przeanalizować problem i ustalić priorytety. Uporządkowanie hierarchii wartości sprzyja zrzeczeniu się osobistych roszczeń na rzecz konstruktywnego rozwiązania konfliktu. Najważniejsze w tym przypadku to nie poddawanie się impulsywnym emocjom, które mogłyby mieć negatywny wpływ na relacje i zażyłość między partnerami. Uwzględnienie wzajemnych potrzeb, prawa do rozwoju i usatysfakcjonowania jest konieczne. Sztuka negocjacji polega na proponowaniu własnych rozwiązań przy jednoczesnym oferowaniu równoważnych korzyści w zamian.

Negocjacje w rodzinie - relacje z rodzicami

Wiek dziecka nie ma znaczenia, nieustająca troska to domena każdego kochającego rodzica. Z biegiem czasu powstaje jednak wiele okoliczności i spraw, w których nie dzielimy stanowiska i zdania z najbliższymi. Przepaść międzypokoleniowa często okazuje się być dużym problemem. Zatem co zrobić, aby dokonywać samodzielnych wyborów, nie lekceważąc tym samym porad i woli rodziców? Przede wszystkim należy wysłuchać ich racji, uwzględnić trafne argumenty i wyjaśnić własne stanowisko, odwołując się do wychowawczych kompetencji rodziców. Podczas trwających negocjacji istotne jest ukazanie zrozumienia wobec zdania najbliższych, aby w poczuciu wzajemnego szacunku wprowadzić konieczne korekty.

Nie protestuj i nie lekceważ nadrzędnej roli rodziców w rodzinie, do której są przyzwyczajeni . Słuchaj, podziękuj za troskę i wplataj w swoje wypowiedzi rzeczowe argumenty, które obrazują rodzicom pełną świadomość nieco odmiennej od ich stanowiska decyzji. Kategoryczna krytyka ich poglądów jedynie zaogni wymianę zdań i doprowadzi do ignorancji, niezrozumienia i braku akceptacji. Powołaj się na osobiste doświadczenie, dojrzały wiek lub autorytet osób trzecich.

Relacje z dziećmi jako forma negocjacji

Jeżeli jednak negocjujesz w roli rodzica, nie lekceważ potrzeb dziecka, mimo iż ze względu na wiek jego percepcja może być jeszcze ograniczona. Wspieraj samodzielność, nie wyręczaj, szanuj jego potrzeby i pozwalaj na skorygowanie własnych przekonań na rzecz poczucia autonomii dziecka i kontroli nad własnym życiem. Nie odrzucaj ostentacyjnie pomysłów, lecz pytaj o środki do realizacji. Wykorzystując takie podejście podczas konwersacji, nie tylko masz szanse osiągnąć porozumienie, ale i zaszczepiasz w podświadomości dziecka wątpliwości, które mimowolnie zmuszają go do refleksji. Negocjacje to nie jest próba sił, ale sposób na pogodzenie sprzecznych interesów.

Autor: Kinga Gumińska